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E L E N A

(Elektronischer Entgeltnachweis)

1) Was ist ELENA ?

Der elektronische Entgeltnachweis (früher Jobcard genannt) bildet die Grundlage für die Leistungsberechnung der Bundesagentur für Arbeit und der Behörde für Wohn- und Elterngeld.

Im ersten Schritt sollen nur die Bundesagentur für Arbeit und die Behörde für Wohn- und Elterngeld mit dem Abruf der Bescheinigungsdaten beginnen. Nachdem Erfahrungen mit ELENA gesammelt wurden, soll das Verfahren dann auf weitere Sozialleistungen ausgedehnt werden.

Ziel ist es durch die Zentrale Datenbank zur Speicherung von Arbeitnehmer-Daten die Arbeit in deutschen Behörden und Arbeitsagenturen zu erleichtern. Durch eine schnelle Online-Abfrage über gespeicherte Einkommensnachweise sollen einige Millionen Euro für Bürokratiekosten ein gespart werden.

Bescheinigungen in Papierform sollen später entfallen. Zum 01.01.2012 startet der Datenabruf des ELENA-Verfahrens.

Arbeitgeber und Behörden sollen entlastet werden. Der Abbau der bürokratischen Hürden soll den Leistungsberechtigten zugute kommen. Voraussetzung für den Erhalt einer entsprechenden Leistung ist, dass sich der Beschäftigte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum ELENA-Verfahren anmelden muss. Daten können nur durch Anmeldung und unter Einsatz der qualifizierten Signatur von den Leistungsbehörde abgerufen werden.

2) Welche Bescheinigungen sind - vorerst - betroffen ?

  • Arbeitsbescheinigung
  • Nebeneinkommensbescheinigung
  • Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 (3), siehe Anlage 1
  • Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohnantrag
  • Einkommensnachweis nach Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz
  • 3) Welche Pflichten hat der Arbeitgeber ?

    1. Monatliche elektronische Meldung

    Der Arbeitgeber muss monatlich für jeden Beschäftigten zusammen mit der Entgeltabrechnung eine elektronische Meldung an die Zentrale Speicherstelle übermitteln.

    AUSNAHME

    - Geringfügige Beschäftigte im Privathaushalt

    - Versorgungsbezugempfänger

    Die Meldung beinhaltet:
    - Versicherungsnummer des Beschäftigten
    - Familienname des Beschäftigten
    - Vorname des Beschäftigten
    - Geburtsdatum des Beschäftigten
    - Anschrift des Beschäftigten
    - erfasstes Einkommen (EUR) des Beschäftigten
    - Beginn und des Ende des Zeitraums in dem das erfasste Einkommen erzielt wurde
    - Art des Einkommens
    - Beitragsgruppe (falls vorhanden)
    - laufende Nummer der Meldung
    - Name des Arbeitgebers
    - Anschrift des Arbeitsgebers
    - Betriebsnummer des Arbeitsgebers

    Sonstige personenbezogene Daten dürfen nicht enthalten sein.

    Alle weiteren Inhalte ergeben sich aus den einzelnen Bescheinigungen, z.B.

    - Teilzeitbeschäftigte > durchschnittlich vereinbarte Wochenstundenzahl

    - vereinbartes Entgelt und gesonderte vereinbarte Zulagen

    - laufende Zahlungen unterschieden nach

    - Einmalzahlungen unterschieden nach

    Folgende Summierungen sind einzeln auszuweisen.

    - laufende Zahlungen

    - Einmalzahlungen

    - Gesamt- Brutto

    - das gesetzliche Netto

    - Nettozulagen

    - das ausgezahlte Entgelt

    - das Steuer- Brutto, jeweils gesondert für laufende Zahlungen und Einmalzahlungen

    - das Sozialversicherungs- Brutto, jeweils gesondert für laufende Zahlungen

    - und für Einmalzahlungen und begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Renten- und Arbeitslosenversicherung

    PROBLEM: Definition bestimmter Werte, je nach Leistungsträger, unterschiedlich definiert.

    2. Protokollierung

    Die Datenübermittlung muss mit folgendem Inhalt protokolliert werden:

  •  Absendezeitpunkt der Übermittlung
  •  Monat, für den die Meldung erfolgt
  •  die Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer des Teilnehmers
  •  die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs
  • Nach Ablauf von 2 Jahren muss die Protokollierung gelöscht werden, sofern sie nicht zu Beweiszwecken in einem bereits eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren benötigt wird. Nach abgeschlossenem Verfahren muss das Protokoll gelöscht werden.

    Ein Datenübermittlungsprotokoll für den einzelnen Mitarbeiter ist nicht erforderlich !

    3. Korrektur und Stornierung von Meldungen

    Werden Daten nach der Übermittlung geändert, muss die Meldung für diesen Abrechnungszeitraum unverzüglich storniert werden und eine neue Meldung mit den geänderten Daten ist zu erstellen.

    Korrekturmeldung nicht zulässig !

    4. Information für den Arbeitnehmer

    In der Entgeltbescheinigung des Arbeitnehmers muss auf die Datenübermittlung an die Zentrale Speicherstelle hingewiesen werden.

    Folgender Text erfüllt die gesetzlichen Mindestanforderungen:

    „Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln“

    4) Welche Stellen sind an dem neuen Verfahren beteiligt ?

  • Zentrale Speicherstelle (Deutsche Rentenversicherung in Würzburg)
  • Arbeitsgeber
  • Leistungsberechtigter (jeder Bürger)
  • Auftragsstelle
  • Registratur Fachverfahren (Informationstechnische Service Stelle der gesetzlichen Krankenversicherung)
  • Trustcenter
  • Leistungsgewährende Stelle (z. Z Bundesagentur und Behörde für Wohn- und Elterngeld)
  • Verfahrensbeschreibung laut DATEV

    1. Der Arbeitgeber übermittelt mit jeder Lohnabrechnung ab Januar 2010 elektronisch die erforderlichen Daten an die Zentrale Speicherstelle

    2. Die Zentrale Speicherstelle bestätigt dem Arbeitgeber den Dateneingang per Protokoll.

    3. Leistungsberechtigter kann jeder Bürger sein. Eine einmalige Anmeldung bei der Antragsstelle ist erforderlich um die entsprechenden Leistungen beantragen zu können

    4. Antragsstelle leitet die Daten des Antragsstellers weiter an das Registratur Fachverfahren und zur Prüfung an das Trustcenter

    5. Erst nach erfolgreich durchlaufenem Prüfverfahren stellt das Trustcenter die Signaturkarte aus

    6. Mit der Signaturkarte wendet sich der Leistungsberechtigte an die leistungsgewährende Stelle

    7. Die leistungsgewährende Stelle prüft beim Trustcenter die Signaturkarte

    8. Erst nach "grünem Licht" durch das Trustcenter kann die leistungsgewährende Stelle die persönlichen Daten des Leistungsberechtigten in der Zentralen Speicherstelle abfragen

    9. Die leistungsgewährende Stelle hat das Recht, die persönlichen Daten eines Leistungsberechtigten zu erfragen.

    5) Besondere Regelungen

    - Für geringfügige Beschäftigte in privaten Haushalten und Versorgungsbezugsempfänger sind keine Meldungen zu erstatten.

    - Der Datenbaustein Kündigung/Entlassung ist zwingend ab Juli 2010 zu melden. Davon ausgenommen geringfügige Beschäftigte

    - Bei voller Unterbrechung müssen die monatlichen Fehlzeiten gemeldet werden.

    - Angaben zur Nebenbeschäftigung von Arbeitslosen werden ab Januar 2012 Pflicht.

    6) Auswirkung auf die Lohnabrechnung

    Lohnsachbearbeiter benötigen künftig viel mehr Informationen als bisher. In bestimmten Situationen können - unabhängig vom "normalen" Termin der Lohnabrechnung - Meldungen und damit auch Lohnabrechnungen erforderlich sein.

    Ab Juli 2010 genügt es nicht mehr, bei der Kündigung eines Arbeitnehmers dem Lohnsachbearbeiter nur das Austrittsdatum des Arbeitnehmers mitzuteilen. Alle Fragen, die bisher nach dem Austritt des Arbeitnehmers in der Arbeitsbescheinigung beantwortet werden mussten, müssen ab Abrechnung Juli 2010 direkt in die Lohnabrechnung einfließen.

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